Werkwijze
Hoe een samenwerking verloopt
Wij starten klein en afgebakend, zodat u de kwaliteit kunt beoordelen voordat het volume omhoog gaat.
Stappen
Van eerste gesprek tot doorlopende samenwerking
Kennismaking
Wij bespreken waar de druk in uw kantoor zit: structureel tekort aan verwerkingscapaciteit, een achterstand, of een piek die eraan komt. Daaruit volgt welk deel van het werk zich leent voor uitbesteding.
Afbakening en afspraken
Wij leggen vast welke administraties, welke werkzaamheden en welke omvang het betreft, wie binnen uw kantoor het aanspreekpunt is, en hoe wij terugkoppelen. Ook de verwerkersafspraken en de autorisaties worden hier geregeld.
Toegang en inrichting
U verstrekt toegang tot uw eigen softwareomgeving met de autorisaties die u passend acht. Wij werken binnen uw inrichting en volgen uw codeerschema en werkinstructies. Er wordt geen kopie van uw administratie aangelegd.
Proefperiode
Wij starten met een afgebakend deel van het werk, zodat u de kwaliteit en de aansluiting op uw werkwijze kunt beoordelen voordat het volume omhoog gaat.
Verwerking en terugkoppeling
Het werk wordt verwerkt en gecontroleerd. Afwijkingen, ontbrekende stukken en onduidelijke posten worden gesignaleerd en aan u voorgelegd in plaats van naar eigen inzicht ingevuld.
Bijsturen en opschalen
Op vaste momenten kijken wij samen naar doorlooptijd, kwaliteit en volume. Capaciteit gaat omhoog of omlaag naar behoefte — bij piekperiodes, verlof of een tijdelijk project.
Afspraken
Wat wij vooraf vastleggen
Duidelijkheid vooraf voorkomt discussie achteraf. Deze punten leggen wij standaard vast.
- Welke administraties en welke werkzaamheden het betreft
- Het verwachte volume per periode en de doorlooptijd
- Wie binnen uw kantoor het aanspreekpunt is
- Hoe en wanneer wij terugkoppelen
- Welke autorisaties wij in uw softwareomgeving krijgen
- De verwerkersafspraken en geheimhouding
Kwaliteit
Hoe wij fouten voorkomen
Verwerkingswerk gaat mis op de plekken waar iemand een aanname doet. Daar zijn onze afspraken op gericht.
- Wij werken volgens uw codeerschema en uw werkinstructies
- Afwijkingen en onduidelijke posten worden gesignaleerd, niet ingevuld
- Aansluitingen worden gecontroleerd voordat het werk wordt teruggegeven
- Terugkerende onduidelijkheden bespreken wij structureel in plaats van per geval
- Bij twijfel over een boeking vragen wij na bij uw aanspreekpunt
Gegevens
Omgang met gegevens van uw klanten
Wij verwerken gegevens van klanten van uw kantoor. Dat vraagt om duidelijke afspraken: uw kantoor blijft verwerker richting de ondernemer, wij treden op als sub-verwerker en verwerken uitsluitend in uw opdracht.
Wij werken in uw eigen softwareomgeving met de autorisaties die u toekent. Er wordt geen kopie van uw administratie aangelegd in een eigen systeem, en er worden geen gegevens gedeeld met derden.
De precieze afspraken leggen wij vast in een verwerkersovereenkomst voordat de samenwerking begint.
Meer capaciteit zonder extra personeel?
In een kennismakingsgesprek brengen wij in kaart welk deel van uw verwerking zich leent voor uitbesteding.