In Exact Online is elke administratie een eigen afgeschermde omgeving. Wat dat betekent voor het uitbesteden van verwerkingswerk en voor toegangsbeheer.
Exact Online werkt met administraties als afgescheiden eenheden. Elke administratie heeft een eigen grootboek, een eigen relatiebestand en een eigen set gebruikers. Voor een kantoor met een portefeuille betekent dat: één omgeving per klant.
Die opzet is precies wat het uitbesteden van verwerkingswerk overzichtelijk maakt.
Toegang per administratie is toegang per klant
Omdat toegang per administratie wordt toegekend, is de reikwijdte van een externe partij exact af te bakenen. U geeft toegang tot de administraties die zijn afgesproken, en tot geen enkele andere. Wilt u de samenwerking beperken tot vijf klanten, dan ziet de externe partij die vijf en verder niets.
Dat maakt ook het beëindigen eenvoudig: toegang wordt per administratie ingetrokken, en daarmee is het afgelopen. Er hoeft geen kopie te worden vernietigd, want er is geen kopie.
Waar de tijd in gaat
In de praktijk zit het volumewerk bij de meeste kantoren op een paar vaste plekken:
- Bankverwerking. Mutaties koppelen, afletteren en controleren. Repetitief, maar foutgevoelig zodra er haast bij komt.
- Inkoopfacturen. Coderen en verwerken, met de crediteurenadministratie die actueel moet blijven.
- Openstaande posten. Debiteuren en crediteuren die uit elkaar lopen wanneer er even geen tijd voor is.
- Aansluitingen. Het werk dat het snelst blijft liggen en waarvan de gevolgen het laatst zichtbaar worden.
Dit is werk dat zich goed laat overdragen, juist omdat het zich laat afbakenen en controleren.
Wat u vooraf vastlegt
Voor Exact Online adviseren wij drie dingen expliciet te maken voordat er iemand aan de slag gaat:
- Welke administraties. Een lijst, geen categorie. "Alle klanten van vestiging Zuid" is te ruim om achteraf te controleren.
- Welke rol. Verwerkingswerk vraagt zelden om rechten op betalingen of op het aanpassen van de inrichting.
- Wie beheert de toegang. Eén aanspreekpunt binnen uw kantoor dat toegang toekent, periodiek controleert en intrekt bij beëindiging.
Over koppelingen
Exact Online biedt een API waarmee externe software gegevens kan lezen en schrijven. Elke aanroep is daarbij gebonden aan één administratie, en er gelden verbruikslimieten per administratie.
Wij gebruiken die API op dit moment niet. Wij werken als gebruiker binnen uw omgeving. Als een koppeling later aan de orde komt, is dat een apart traject met een eigen registratie bij Exact, eigen autorisaties en eigen afspraken over gegevensverwerking — en het zou beginnen bij uitsluitend lezen.
Onderwerpen
Geraadpleegde bronnen
- Exact Online — App Centre en API-documentatie — geraadpleegd 9 september 2026