Werken in AFAS SB als verwerkingspartner

Wanneer een kantoor administratieve verwerking uitbesteedt, is de eerste vraag zelden inhoudelijk. De eerste vraag is praktisch: hoe krijgt die externe partij toegang, en wat kan die partij dan precies zien en doen?

Werken binnen uw inrichting

Wij werken in de AFAS SB-omgeving van uw kantoor. Dat betekent dat uw inrichting leidend is: uw dagboeken, uw grootboekschema, uw codeerafspraken en uw werkinstructies. Er komt geen tweede systeem bij en er wordt geen kopie van de administratie ergens anders aangelegd.

Voor uw kantoor heeft dat drie gevolgen die het overwegen waard zijn:

• U houdt het overzicht. Alle mutaties staan in uw eigen omgeving, met de gebruiker erbij die ze heeft gemaakt.
• U bepaalt de reikwijdte. Toegang wordt per gebruiker toegekend en kan op elk moment worden ingetrokken.
• Er is geen migratie. Er hoeft niets te worden overgezet, geconverteerd of opnieuw ingericht.

Autorisaties vooraf vastleggen

Het loont om vóór de start expliciet te maken welke autorisaties nodig zijn en welke uitdrukkelijk niet. Een externe verwerkingspartner heeft doorgaans toegang nodig tot de administraties die zijn afgesproken, en niet tot de rest van uw portefeuille.

Bespreek in elk geval:

• welke administraties het betreft, en welke nadrukkelijk niet;
• of er toegang nodig is tot betaalfuncties — meestal niet, en dan hoort die er ook niet te zijn;
• wie binnen uw kantoor de autorisaties beheert en intrekt;
• hoe wordt vastgelegd wie wat heeft gedaan.

Signaleren in plaats van invullen

De grootste risico's bij uitbesteed verwerkingswerk ontstaan niet bij het boeken zelf, maar bij aannames. Een bankmutatie die niet direct te koppelen is, een inkoopfactuur zonder duidelijke kostenplaats, een verschil in een aansluiting: dat zijn momenten waarop iemand kan kiezen tussen navragen en zelf invullen.

Wij leggen die momenten aan uw kantoor voor. Dat kost aan het begin iets meer overleg, en het levert een administratie op waarin geen stille keuzes zitten die later moeten worden teruggedraaid.

En technische koppelingen?

AFAS biedt een REST API waarmee externe software gegevens kan ophalen en aanleveren. Dat is iets anders dan waar dit artikel over gaat: wij werken op dit moment als gebruiker binnen uw omgeving, niet via een koppeling.

Of een koppeling in uw situatie mogelijk is, hangt af van uw licentie en van de inrichting van uw omgeving — welke gegevensdefinities beschikbaar zijn gemaakt, en welke autorisaties daaraan zijn gekoppeld. Dat is per kantoor verschillend en laat zich niet vooraf beloven. Wij stellen het per geval vast en maken er schriftelijke afspraken over.

Onderwerpen

• AFAS SB
• Administratie
• Outsourcing